Türk Mikrobiyoloji Cemiyeti Çalışma Grupları Yönergesi

TÜRK MİKROBİYOLOJİ CEMİYETİ

ÇALIŞMA GRUPLARI YÖNERGESİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar ve Kısaltmalar

Amaç

Madde 1 - Bu yönerge Türk Mikrobiyoloji Cemiyeti bünyesinde kurulan Çalışma Gruplarının kuruluş, işleyiş, değerlendirme ve sonlandırma esaslarını düzenlemek amacı ile hazırlanmıştır.

Kapsam

Madde 2 - Bu yönerge Türk Mikrobiyoloji Cemiyeti bünyesinde kurulan Çalışma Gruplarının kuruluş, işleyiş, değerlendirme ve sonlandırma usul ve esaslarını kapsar.

Dayanak

Madde 3 - Bu Yönerge Türk Mikrobiyoloji Cemiyeti Derneği Tüzüğü’nün 2. maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar ve Kısaltmalar

Madde 4.a - Bu yönergede geçen kısaltmalardan;

TMC: Türk Mikrobiyoloji Cemiyeti’ni,
TMC-YK: Türk Mikrobiyoloji Cemiyeti Yönetim Kurulu’nu
ÇG: Çalışma Grubu’nu
ÇG-YK: Çalışma Grubu Yürütme Kurulu’nu ifade eder.

Madde 4.b - Bu yönergede geçen;

Dernek: Türk Mikrobiyoloji Cemiyeti’ni
Alan: Mikrobiyolojinin çalışma konuları belirgin farklılıklar göstermesi nedeniyle birbirinden ayrılabilen kategorilerin her birini,
Çalışma Grubu: Türk Mikrobiyoloji Cemiyeti bünyesinde ve Türk Mikrobiyoloji Cemiyeti kuruluş amaçları doğrultusunda mikrobiyolojinin farklı alanlarına ilgi duyan üyeleri bir araya getiren, bu üyeler arasındaki iletişimi geliştiren, alanları ile ilgili bilimsel bilgiyi toplama, yorumlama ve yaymayı sağlayan, eğitim, araştırma ve danışmanlık yapan, görüş ve politikalar üreten grupları,
Çalışma Grubu Genel Kurulu: Çalışma grubuna kayıtlı üyelerin katılımıyla gerçek (yüz yüze) ve/veya elektronik ortamda yapılan toplantı ve oylamaları,
Çalışma Grubu Yürütme Kurulu: Çalışma grubuna kayıtlı üyeler tarafından seçimle belirlenen 5 kişilik yürütme ve karar organını,
Alt Çalışma Grubu: Gerekli durumlarda, ana çalışma grubunun çalışma alanı kapsamı içindeki konulardan bir ya da birkaçını içeren çalışma alanında faaliyet göstermek üzere, çalışma grubu bünyesinde oluşturulan ve Çalışma Grubu Yürütme Kuruluna karşı sorumlu olan grupları,
Yönerge: Çalışma gruplarının kuruluş, işleyiş, değerlendirme ve sonlandırma esaslarını belirleyen “TMC Çalışma Grupları Yönergesi” başlıklı yazılı belgeyi,
Etkinlik: Çalışma grubu tarafından gerçekleştirilen her tür araştırma, proje, eğitim etkinliği, bilimsel toplantı, yayın, gibi madde 6’te sayılan görev ve sorumluluklara yönelik tüm faaliyetleri,
Dönem: Çalışma grubu Yürütme Kurulu’nun görev yaptığı 2 (iki) yıllık süreyi,
Bütçe: Her yıl Türk Mikrobiyoloji Cemiyeti Yönetim Kurulu tarafından çalışma gruplarına ayrılan finansal kaynağı ve harcamalarını tanımlar.

İKİNCİ BÖLÜM

Çalışma Gruplarının Hedef ve Sorumlulukları

Hedef

Madde 5 – ÇG’lerin temel hedefi mikrobiyolojinin farklı alanlarında araştırmalar yoluyla veya var olan bilgiyi kullanarak bilgi ve görüş üretmek ve yaymaktır.

Görev ve Sorumluluklar

Madde 6 - ÇG’lerin yönetsel, bilimsel ve eğitsel görev ve sorumlulukları vardır.

Yönetsel sorumluluklar
1. Yönerge usul ve esaslarına uygun çalışmak ve yönergede belirtilen tüm yükümlülükleri yerine getirmek,
2. ÇG etkinliklerine yönelik yıllık etkinlik planı yapmak, Ek-F1. ÇG Yıllık Etkinlik Plan Formu ile ve zamanında TMC-YK’nın onayına sunmak,
3. Yıllık etkinlik raporlarını Ek-F2. ÇG Yıllık Etkinlik Raporu Formu ile ve zamanında TMC-YK’ya teslim etmek,
4. TMC web sayfasında ÇG ile ilgili bölümün oluşturulmasına ve güncellenmesine katkı sağlamak,
5. TMC-YK’nın isteği veya onayı doğrultusunda ulusal ve uluslararası toplantılarda TMC’yi temsil etmek,
6. Yapılacak tüm etkinliklerde ve yayınlarda ÇG’nin resmi adını “TMC……..Çalışma Grubu” şeklinde belirtmek,
7. Yapılacak etkinlik ve duyurularda TMC ve ÇG logosunu kullanmak.
Bilimsel sorumluluklar
1. Çalışma alanında bilimsel araştırmalar planlamak ve yürütmek,
2. ÇG üyeleri ile birlikte planlanan ve gerçekleştirilen bilimsel çalışmaları ulusal/uluslararası toplantılarda sunmak, dergilerde veya kitaplarda yayınlamak, elde ettiği verileri TMC bünyesindeki toplantılar, TMC dergisi ve web sayfası aracılığı ile TMC topluluğu ile paylaşmak,
3. Yönergeye uygun olarak ve TMC-YK’dan yetki aldıktan sonra çalışma alanında bilimsel ve endüstriyel projelere danışmanlık yapmak, katkı sunmak ve/veya yürütmek,
4. Aynı alanda faaliyet gösteren çalışma grupları, bilim insanları ve bilimsel dernekler ile iş birliği yapmak,
5. ÇG alanıyla ilgili konularda TMC-YK’ya öneriler sunmak, bilgilendirme notları ve görüş bildiren belgeler hazırlamak,
6. TMC-YK onayı ile TMC adına Sağlık Bakanlığı’na ve diğer kuruluşlara ÇG alanıyla ilgili konularda görüş oluşturmak ve danışmanlık vermek,
7. TMC-YK talepleri doğrultusunda TMC kongrelerinin düzenlenmesine katkı sunmak.
8. ÇG alanıyla ilgili olarak sempozyum düzenlemek veya katkı sunmak,
Eğitsel sorumluluklar
1. ÇG alanıyla ilgili olarak bölge toplantıları, çalıştay, kurs, atölye çalışmaları ve okul, vb. etkinlikler düzenlemek veya katkı sunmak,
2. ÇG alanıyla ilgili konularda bülten, gazete, eğitim materyalleri, laboratuvar protokolleri ve rehber çalışmaları yapmak veya katkı sunmak,
3. Mikrobiyoloji camiası, tıp öğrencileri, tıpta uzmanlık öğrencileri ve kamuoyuna yönelik bilgilendirme yazıları, posterler, broşürler, vb. hazırlamak, toplantılar yapmak ve sosyal medya hesaplarından aktiviteler yapmak.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Çalışma Grubunun ve Alt Çalışma Gruplarının Kurulması

Çalışma Grubunun kurulması

Madde 7 - ÇG, gerekli görülen konularda TMC-YK tarafından veya üyelerin teklifi üzerine TMC-YK kararı ile kurulur.

Üyelerin teklifi ile yeni ÇG kurulması süreci iş akışı Ek-A1’de tanımlanmıştır.
Yeni bir ÇG kurmak için “Yeni Çalışma Grubu Öneri Formu” (Ek-F3) doldurulur ve TMC-YK’ya gönderilir.
Öneri formunda, biri “Kurucu Başkan” ve biri “Kurucu Sekreter” olarak belirlenmiş, TMC üyesi en az 5 (beş) kişiden oluşan kurucular listesi yer almalıdır.
Yeni ÇG kurma önerisi başvuruyu izleyen ilk veya ikinci TMC-YK toplantısında ele alınarak karara bağlanır ve karar Kurucu Başkan’a bildirilir.
Kararın olumlu olması durumunda kararın bildirimini izleyen ÇG’nin ilk genel kurul toplantısında ÇG-YK seçilir. Genel kurul koşulları karşılanamaz ise genel kurul yapılana kadar Kurucu Başkan ve Kurucu Sekreter görevlerini sürdürür.
ÇG-YK belirlendikten sonra “ÇG-YK Görev Dağılımı ve Çıkar Çatışması Beyan Formu” (Ek-F4) ile TMC-YK onayına sunulur.
ÇG-YK onaylandıktan sonraki 3 ay içerisinde ÇG’nin amaçları, hedefleri, işleyiş ve görevlerini içeren ÇG çalışma usul ve esasları belirlenir (Ek-F5), TMC-YK’nın onayına sunulur. ÇG Çalışma Usul ve Esasları, TMC-YK onayından sonra yürürlük kazanır (Ek-A2).
Alanında uluslararası temsiliyet hakkı olan ÇG’lerin uluslararası iş birliği ve temsiliyeti, ÇG bünyesinde kurulan danışma ve eğitim kurulları aracılığıyla yürütür. Danışma ve eğitim kurullarında görev alacak üyeler, ilgili ÇG’nin oluşturacağı usul ve esaslara göre belirlenir. Bu altkurulların kurulması ve faaliyeti ile ilgili TMC-YK’ya bilgi verilir.

Alt Çalışma Grubunun kurulması

Madde 8 –ÇG-YK gerekli durumlarda alt ÇG’ler oluşturabilir.

Alt ÇG’lerin kurulması gerektiğinde ÇG bu kararını TMC-YK’ya gerekçesi ile yazılı olarak bildirir.
Alt ÇG üyeleri ÇG üyeleri arasından seçilir.
Alt ÇG’de kaç üyenin yer alacağı, üyelerinin kaç alt ÇG’de görev alabileceği, alt çalışma grubu çalışma alanı ve alt ÇG’nin süresi ÇG tarafından belirlenir.
Alt ÇG üyeleri kendi içlerinde seçimle başkanını belirler. Alt ÇG’nin yürütme kurulu bulunmaz.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Üyelikler

Çalışma Grubu Üyeliği

Madde 9 –

ÇG’lere TMC üyeleri ve faaliyetleri kapsamında çağrılı kişiler üye olabilir.
ÇG’ye üyelik sürecinin iş akışı Ek-A3’de tanımlanmıştır.
ÇG’ye katılmak isteyen üyeler “Çalışma Grubu Üyelik Başvuru Formu”nu (Ek-F6) doldurur ve ÇG Başkanına gönderir.
Üyelik başvurusu en geç 1 ay içinde ÇG-YK tarafından değerlendirilir (Ek-F7. Üye kabul ve performans değerlendirme kriterleri), ÇG-YK kararı (olumlu/olumsuz/aday üye) TMC-YK’ya sunulur. Başvuru TMC-YK tarafından karara bağlanır ve karar ÇG başkanına ve başvuru sahibine bildirilir.
Yeni üye kabul kriterlerini (Ek-F7) karşılamayan başvuru sahipleri aday üye olarak kabul edilebilir. İki yıl içinde üye kabul kriterlerinin karşılanması durumunda asil üye olarak onaylanır. Çağrılı üyeler üye kabul kriterlerinden muaftır.
Kişiler aynı anda en çok 3 ÇG’ye üye olabilirler. Faaliyet konusu birden fazla alanı kapsayan ÇG’ler (Afetler ve Salgınlar ÇG, Tek Sağlık ÇG, TMC-KKTC Mikrobiyoloji platformu, TMC-Gençbil Komisyonu gibi) bu kapsamın dışındadır.
TMC üyeliği sona eren kişilerin ÇG üyelikleri de sona erer.
Üyelerin performansı ÇG-YK tarafından takip edilir (Ek-F7). ÇG üyelik devam kriterlerini bir dönem (ardışık 2 yıl) karşılamayan üyeler ÇG-YK tarafından uyarılır, takip eden dönem yine kriterleri karşılamaması durumunda ÇG-YK önerisi ve TMC-YK kararı ile ÇG üyeliği aday üye statüsüne alınır. İzleyen 2 yıl içinde de kriterleri karşılamaması durumunda üyelik sonlandırılır.
Kurucu üyeler, ÇG’nin tasfiyesi, ölüm, ÇG’ndan ayrılma isteği, TMC üyeliğinden ayrılma veya çıkarılma gibi bir neden oluşmadıkça ÇG’de yer alırlar.
ÇG-YK, aktif üye listesini güncel tutmaktan ve TMC-YK’ya bildirmekten sorumludur. Gerekli durumlarda üye listesini güncellemek için, bir dönemde en fazla bir kez olmak üzere ÇG üyelerine “üyelik güncelleme” yapılabilir (Ek. F8. Üyelik Güncelleme Formu).
Üyelik sonlandırma kararı ve aday üyeliğe düşürme kararı ÇG-YK’nın gerekçeli önerisi sonrası TMC-YK onayı ile gerçekleştirilir.

Çağrılı Üyelik

Madde 10 –

ÇG’nin faaliyeti kapsamında, ÇG çalışmalarına katkıda bulunacağı düşünülen, TMC üyesi olmayan ve farklı bilim dallarındaki uzmanlıklarına ihtiyaç duyulan kişiler çağrılı üye olarak ÇG’ye dahil edilebilir.
İlgili kişiye bu konuda davet yapılmadan önce, ÇG grubu başkanınca, davet edilen çağrılı kişi hakkında TMC-YK’nın görüşü alınması gereklidir.
Davet sonrası çağrılı üyelerin üyelik süreci Madde 9’da tanımlandığı gibidir.
Çağrılı üyelerin ÇG genel kurulunda oy hakkı yoktur ve ÇG-YK’da görev alamazlar.
Çağrılı üyelerin üyelik süresi ÇG-YK tarafından belirlenir.

BEŞİNCİ BÖLÜM

Çalışma Grubu Genel Kurulu ve Yürütme Kurulu

Çalışma Grubu Genel Kurulu

Madde 11 -

ÇG Genel Kurulu, ilgili ÇG’ye kayıtlı tüm üyelerden oluşur.
ÇG Genel kurulu 2 (iki) yılda bir TMC Kongresi sırasında toplanır. Toplantının düzenleme sorumluluğu TMC-YK ve ÇG-YK’ya aittir.
ÇG Genel Kurulunun yapılabilmesi için, ÇG’ye en az on (10) üyenin kayıtlı olması ve genel kurula en az on (10) üyenin katılması gerekir.
ÇG Genel kurulu için yeterli sayıya ulaşılamaz ise mevcut ÇG-YK görevine devam eder ve bir ay içinde sanal ortamda genel kurul yapılır. Sanal genel kurul işleyişi Madde 11(6)’da açıklanmıştır.
ÇG Genel kurulu toplantı sürecinin iş akışı Ek-A4’de tanımlanmıştır.
1. TMC-YK, genel kurul toplantı tarihinden en az 1 (bir) ay önce güncel üye listesini (Ek-F9 Genel Kurul Listesi), genel kurul toplantı tarihi ve yerini ÇG-YK ya gönderir. Genel kurulda söz konusu liste esas alınır.
2. Toplantı tarihi ve yeri genel kurul üyelerine e-posta yazışma grubu ile, TMC web sayfaları üzerinden ve/veya sosyal ağlar aracılığı ile en az 15 gün önce duyurulur. Tüm duyuruları yapma sorumluluğu TMC-YK’na aittir.
3. Genel Kurul toplantısının işleyişi için; ÇG-YK dışından divan kurulu (Divan Başkanı ve bir yazman) seçimi yapılır ve ÇG-YK tarafından son dönem etkinlik raporunun sunumu yapılır.
4. ÇG-YK seçiminde asil (5 kişi) ve yedek üyeleri (2 kişi) için adaylar belirlenir. Adayların aşağıdaki koşullardan en az üçünü karşılaması gerekmektedir;
  1. En az 2 yıldır ÇG üyesi olmak,
  2. ÇG alanında en az iki özgün yayını olmak,
  3. ÇG alanında rutin laboratuvarda en az 2 yıl çalışmış ya da çalışıyor olmak,
  4. ÇG alanında referans veya araştırma laboratuvarında en az 2 yıl çalışmış ya da çalışıyor olmak,
  5. ÇG alanında tez yönetmiş/ yönetiyor olmak,
  6. ÇG alanında proje tamamlamış olmak,
  7. ÇG etkinliklerinde son 2 yıl içinde görev almak
  8. ÇG alanında yan dalı olmak.
5. Adaylar seçim öncesi adaylık koşullarından en az üçünü karşıladığını beyan eder (Ek-F10. ÇG-YK adaylık koşulları beyan formu) ve divan başkanı formları kontrol eder.
6. ÇG-YK seçimi kapalı oylama, açık sayım yöntemi ile yapılır.
7. Her üyenin 1 (bir) oy hakkı vardır. Her oy pusulasına en fazla asil üye sayısı kadar (5) adayın adı yazılabilir.
8. Genel Kurul Listesinde (Ek-F9) adı olmayan üyeler (ÇG’ye son bir ay içinde üye olmuş) çağrılı üyeler ve asil olmayan aday üyeler oy kullanamazlar. Ayrıca genel kurula katılmamış üyeler vekalet, telefon vb. yollarla oy kullanamazlar.
9. Oy sayıları en yüksekten aza doğru sıralanır. Listedeki ilk 5 kişi ÇG-YK asil üyelerini, sonraki iki kişi ise yedekleri oluşturur.
10. Divan Başkanı oy pusulalarını, seçim bilgilerini ve seçilen kişilerin isimlerini bir tutanağa (Ek-F11. Genel Kurul Tutanağı) işler ve imzaladıktan sonra, adaylık koşulları beyan formları (Ek-F10) ve vekâlet dilekçeleri ile birlikte TMC sekreterine teslim eder.
ÇG Genel kurulu için Madde 11 (3 ve 4)’de tanımlanan koşullar yerine getirilememesi veya diğer mücbir nedenlerle TMC YK’nın kararı veya ÇG-YK kararı ve TMC YK’nın onayı ile sanal ortamda genel kurul yapılabilir. Sanal ortamda yapılacak genel kurulların işleyişi aşağıda tanımlanmıştır;
1. ÇG-YK sanal genel kurul isteğini gerekçeli olarak TMC-YK’ya bildirir.
2. TMC-YK tarafından onaylandığı takdirde, sanal genel kurul tarihi madde 11.5(a ve b)’de belirtildiği şekilde ÇG-YK ve ÇG genel kurul üyelerine duyurulur.
3. Sanal genel kurul süreci madde madde 11.5(d)’de tanımlanan kural ve gereklilikleri karşılamalıdır.
4. Sanal genel kurul süreci, ÇG’lerden sorumlu TMC-YK üyesi veya görevlendirilmiş bir TMC-YK üyesinin divan başkanlığında yürütülür.

Çalışma Grubu Yürütme Kurulu (ÇG-YK)

Madde 12 -

ÇG-YK 5 asıl ve 2 yedek üyeden oluşur.
ÇG-YK oluşumu:
1. ÇG-YK’da aynı kurumdan ikiden fazla kişi görev alamaz.
2. Bir kişi aynı anda ikiden fazla ÇG-YK’da görev alamaz.
3. Üst üste 2 dönemden fazla ÇG-YK’da başkan olunamaz, aynı şekilde üst üste 2 dönemden fazla ÇG-YK’da sekreter olunamaz. Bir dönem ara verildikten sonra tekrar başkan ve sekreter olunabilir. Kurucu üyeler de bu kurala tabiidir. Başkanlık ve sekreterlik dışındaki ÇG-YK üyeliği için süre kısıtlaması yoktur.
4. Çağrılı üyeler ÇG-YK’da görev alamaz.
Seçilen ÇG-YK asil üyeleri kendi içlerinden bir başkan ve bir sekreter belirler. Görev dağılımı “Ek-F4. ÇG-YK Görev Dağılımı ve Çıkar Çatışması Beyan Formu” ile TMC-YK’ya iletilir.
ÇG-YK üyeleri diğer dernek ve kuruluşların başta yönetim kurulu olmak üzere her tür kurul üyeliklerini, mikrobiyoloji alanını ilgilendiren şirket ve kuruluşlarla olan ilişkilerini beyan etmekle yükümlüdür.
TMC-YK beyan formunun (Ek-F4) iletilmesini izleyen ilk toplantısında dernek misyonu ve yukarıdaki gerekliliklerin karşılanma durumunu inceler ve ÇG-YK’nın onayını karara bağlar.
TMC-YK, ÇG-YK seçimi veya oluşumunda kural ihlali saptaması durumunda ÇG-YK üyelikleri için yedek üyelerin görev almasını veya gerekiyorsa seçim yenilenmesini talep eder. Bu durumda ÇG-YK için görev dağılımı yeniden yapılır ve TMC-YK’ya bildirilir.
ÇG-YK üyelerinden birinin ayrılması durumunda ilk sıradaki yedek üye ya da gerekli durumlarda ikinci sıradaki yedek üye ÇG-YK’ya üye olarak katılır. Ayrılan kişinin Başkan ya da Sekreter olduğu durumlarda kurul, ÇG-YK üye sayısı tamamlandıktan sonra boşalan görev için yeniden seçim yapar ve “Ek-F4. ÇG-YK Görev Dağılımı ve Çıkar Çatışması Beyan Formu”nu doldurarak TMC-YK’ya gönderir.

ALTINCI BÖLÜM

İşleyiş

Çalışma Gruplarının İşleyişi

Madde 13 -

ÇG’ler TMC-YK’ya bağlı olarak, etkinliklerini tanımlanmış olan iş akışına (Ek-A5) ve ÇG Çalışma Usul ve Esaslarına (Ek-F5) göre gerçekleştirir.
Her çalışma yılının başında “Yıllık etkinlik Planını” (Ek-F1) hazırlayarak TMC-YK’ya iletir. TMC-YK, iletimi izleyen ilk toplantıda bu plan Dernek misyonu, TMC Çalışma Grupları Yönergesi, Dernek yıllık etkinlik planı, bütçe olanakları, vb unsurları gözeterek inceler ve karara bağlar.
Yıl içinde ÇG yıllık etkinlik planında yapılacak değişiklikler yazılı olarak TMC-YK’ya sunulur ve onaylandıktan sonra işlerlik kazanır.
Yapılmasına onay verilen etkinlik, kurumlar arası iş birliği kapsamında gerçekleşecek ise yazışmalar, eğitim materyali ve katılım/teşekkür/başarı belgelerinde TMC logosu ve ÇG logosu kullanılır. Bu tür etkinliklerde verilecek katılım/teşekkür/başarı belgelerinde TMC-YK başkanı, ÇG-YK başkanı ve gerekli durumlarda yerel etkinlik sorumlusunun imzası olur.
Planlanan etkinliklerden kurs, sempozyum, çalıştay vb faaliyetlerin kesinleştirilmiş bilgileri (program, tarih, yer, görevliler, tahmini bütçe, vb.) etkinlikten en az 3 ay öncesinden TMC-YK’ya bildirir. Etkinlik sonlandığında da bir ay içerisinde (katılımcılar, program, gelir ve giderlerini içeren) bir rapor hazırlar (Ek-F12. Etkinlik Sonrası Rapor Formu) ve TMC-YK ya sunar.
ÇG bir yıl içindeki tüm faaliyetlerini “Yıllık Etkinlik Raporu” (EK-3C) hazırlayarak aralık ayı ilk haftası içinde TMC-YK’ya sunar.
Yönergede tanımlanan gereklilikleri yerine getiren ÇG’lerin etkinlikleri için, Dernek bütçesinin uygun olması durumunda, TMC-YK tarafından finansal destek sağlanır ( Madde 16.10).
ÇG’lere ayrılan bütçelerin yönetimi TMC-YK’ya aittir. ÇG-YK mevcut bütçelerini yönergenin 6. Maddesinde tanımlanan hedef ve sorumluluklar doğrultusunda kullanabilir. ÇG-nın kullanma talebi ve gerekçesi TMC-YK’da incelenerek karara bağlanır. TMC tarafından gerek duyulan harcamaların belgelendirilmesi, rapor yazılması v.b isteklerin karşılanması zorunludur.
ÇG’ler veya Alt ÇG’lerin düzenlediği bilimsel etkinliklerden oluşan gelir ve giderlerin muhasebesi Dernek saymanlığı tarafından yürütülür. Ancak ön muhasebe işlemlerinin yapılması için TMC-YK tarafından bir çalışma grubu üyesi yetkilendirilebilir.

Alt Çalışma Gruplarının İşleyişi

Madde 14 -

Alt ÇG üyeleri kendi içlerinde seçimle başkanını seçer.
Alt ÇG, çalışmalarında bağlı olduğu ÇG’nin yürütme kuruluna karşı sorumludur ve bu kurulun denetimi altında çalışır.
Alt ÇG’ler her yıl sonunda Yıllık Etkinlik Raporu (Ek-F2) ve bir sonraki yıl için Yıllık Etkinlik Planı (Ek-F1) hazırlayarak bağlı olduğu ÇG-YK aracılığı ile TMC-YK’ya iletir.

YEDİNCİ BÖLÜM

Değerlendirme ve Sonlandırma

Çalışma Gruplarının Değerlendirilmesi ve Sonlandırılması

Madde 15-

ÇG’lerin faaliyetleri TMC-YK tarafından her yıl değerlendirilir. TMC-YK bu amaçla bir değerlendirme kurulu oluşturabilir.
ÇG’lerin etkinliği ve verimliliği “Yıllık Etkinlik Raporu” (Ek-F2) verileri, etkinliklerden elde edilen geri bildirimler ve gerçekleştirilen işlerin etkisi gibi parametreler yönünden Yönetim Kurulu tarafından değerlendirilir.
ÇG’lerin etkinliğini Ek-F13’deki “ÇG Etkinlik Değerlendirme Kriteri ve Puanlaması”na göre niceliksel olarak da değerlendirilir. Etkinliklerden en az 50 puan alınması durumunda ÇG başarılı olarak kabul edilir.
TMC-YK, etkinliklerini ardışık 2 yıl yeterli bulmadığı durumda çalışma grubunu feshetme veya askıya alma yönünde karar alabilir.
TMC tüzüğüne, çalışma grupları yönergesine ve etik ilkelere uyum konusundaki problemlerin TMC Etik Kurulu veya Denetleme Kurulu tarafından tespiti ve TMC-YK’nın yazılı uyarısından sonra, geçerli bir mazeret sunmaksızın benzer işleyişe devam eden ÇG’ler TMC-YK tarafından feshedilebilir.
ÇG, TMC’yi bağlayacak bir taahhüdü bulunmadığı takdirde Genel Kurulun oy çokluğu ile kendini kapatma (Feshi) yönünde karar alabilir.
İki dönem içinde üye sayısı koşulunu yerine getiremediğinden genel kurul toplantısı yapamayan ç ÇG’lerin kapatılması yönünde karar alınabilir veya benzer çalışma alanı olan başka bir ÇG’nun alt ÇG’si olarak devamı yönünde karar alınabilir.
Bir üyenin ayrılması veya üyeliğinin sona ermesi nedeniyle toplam üye sayısı 5 (beş)’in altına düşen ÇG’lerin etkinlikleri eksik üye tamamlanıncaya kadar askıya alınır.
TMC-YK tarafından güncel gelişmeler değerlendirildiğinde bir ÇG’ye ihtiyaç kalmadığına karar verildiğinde ÇG’nin kapatılması veya benzer çalışma alanı olan başka bir ÇG’nun alt ÇG’si olarak devamı yönünde karar alınabilir.

SEKİZİNCİ BÖLÜM

Türk Mikrobiyoloji Cemiyeti Yönetim Kurulu’nun Sorumlulukları

TMC-YK’nın çalışma grupları ile ilişkili görev ve sorumlulukları

Madde 16 -

Yeni bir ÇG’nin kurulması önerisini TMC’nin misyonu, tüzüğü ve hedefleri doğrultusunda inceler ve karara bağlar.
ÇG Genel Kurullarının düzenlenmesine destek verir.
ÇG YK’nın yönerge hükümleri doğrultusunda kurulmasını sağlar ve onaylar (Ek-A2. ÇG-YK onayı ve sonrası süreç iş akışı).
ÇG’lerin etkinlik ve verimliliğini izler, değerlendirir (bkz madde 15).
ÇG’lerin sonlandırılması ve askıya alınması sürecini yönetir (bkz madde 15).
ÇG’ler için Web sayfası hizmetleri sağlar ve ÇG’lerin duyurularının e-posta ve web sayfası aracılığıyla yapılmasını sağlar.
Gerektiği durumlarda ÇG’lere sekreterya desteği verir.
ÇG’lerden gelen yıllık etkinlik planları ve önerileri değerlendirerek TMC’nin yıllık etkinlik planlarını yapar, söz konusu etkinlikleri düzenlemeye katkı verir.
ÇG’lerden çalışma alanlarında bilimsel kongreler için konu ve konuşmacı görüş ve önerileri alır.
ÇG’lerin faaliyetlerinde kullanılmak üzere, bütçe uygunluğu gözetilerek finansal destek sağlar. Bu destek aşağıdaki şekillerde gerçekleşebilir:
1. Her yıl bütçeden ÇG’ler için pay ayırır.
2. Her bir ÇG’nin pay dağılımı önceki etkinlik değerlendirmesi gözetilerek performansları doğrultusunda yapılır (bkz madde 15).
3. ÇG’nin etkinliklerinden elde edilen gelirlerden masraflar çıktıktan sonraki bakiyenin %50’si çalışma grubu bütçesine aktarır.
4. Etkinliklerin düzenlenmesi için sponsor desteği alınması konusunda yardımcı olur.
5. Tüm finansal destek ÇG bütçesi olarak belirlenir.
ÇG’lerin bütçelerini izler, yıllık olarak ve istendiğinde ÇG-YK’ya bilgi verir.
Çok merkezli çalışmaların veya projelerin hazırlanması veya planlanmasına lojistik ve eğitsel destek sağlar, gerektiğinde farklı kurumlarla yazışmalara ve iletişime destek verir.

Yürürlük ve Yürütme

Madde 17 -

Bu yönerge, TMC Yönetim Kurulu’nun onayından sonra yürürlüğe girer ve TMC Yönetim Kurulu tarafından yürütülür.
Bu yönergenin yürürlüğe girmesi ile önceki yönerge yürürlükten kaldırılır.

TMC Yönetim Kurulu’nun 02/08/2026 tarih ve 13 nolu kararı ile kabul edilmiştir.

Yönerge Ekleri:

İş akışları:

Formlar: